Como garantir que as políticas de viagem de uma empresa sejam cumpridas?

*por Guilherme Rizzi, Diretor Travel da Paytrack

Fazer com que as políticas de viagem de uma empresa sejam seguidas é essencial para manter o orçamento da companhia sob controle, além de ajudar a garantir que os colaboradores tenham mais segurança e tranquilidade na hora de programar viagens. Para assegurar o cumprimento das normas, porém, é necessário construir as políticas de viagem de maneira eficiente e, principalmente, comunicar essa política aos funcionários de forma clara – assim como jamais falhar em informá-los também sobre eventuais atualizações nas regras. A comunicação eficaz não só melhora o entendimento das normas em si, mas ajuda até mesmo a realinhar a percepção que os colaboradores têm dos motivos pelos quais as políticas de viagem são importantes.

Assegurar que as políticas de viagem de uma organização façam sentido e sejam de fato cumpridas passa, portanto, por quatro passos vitais: 1) Construir as políticas de viagem de forma eficiente; 2) Comunicar as políticas de viagem de forma clara; 3) Manter os colaboradores atualizados a respeito de eventuais mudanças; 4) Garantir que as políticas de viagem sejam cumpridas. Veja abaixo algumas medidas que podem contribuir para o sucesso de cada uma dessas etapas:

Como construir as políticas de viagem de forma eficiente?

As políticas de viagem de uma empresa devem refletir não apenas orçamentos e metas financeiras, mas também a própria cultura da organização – entendida como o conjunto de crenças e comportamentos que definem como os funcionários e a gestão da companhia trabalham e se portam em ambientes e ocasiões profissionais. É importante ter em mente que a política de viagens ajuda a direcionar como os colaboradores devem agir durante as viagens corporativas, do planejamento ao encerramento; e também pode e deve colaborar para que a empresa alcance seus objetivos gerais.

É imprescindível, na elaboração das políticas de viagem, prever todos os tipos de despesas relacionadas ao assunto: não apenas passagens de avião e hospedagens em hotéis, por exemplo, mas também aluguéis de carros ou gastos com aplicativos de transporte, refeições, e assim por diante. Detalhe qual tipo de gasto é elegível para reembolso, quais são os limites de valores para cada coisa, e por quê. Dê exemplos práticos e inclua uma página de  “perguntas frequentes”, respondendo às principais dúvidas que podem surgir entre os colaboradores – além de disponibilizar um canal aberto para o esclarecimento de dúvidas, como um email ou número de telefone específicos para isso.

Seja claro, também, sobre quais são as consequências em caso de descumprimento das políticas. E reúna as normas em um documento, que deve estar disponível para todos os funcionários e ser atualizado sempre que necessário. O recomendável é enviar o material para todos os profissionais da empresa (novos colaboradores podem receber o manual no momento do onboarding, por exemplo) e solicitar uma assinatura, para garantir que o conteúdo foi recebido e lido.

Como comunicar as políticas de viagem de forma clara?

O estudo Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance, conduzido pela GBTA Foundation (da Global Business Travel Association), revelou que, para 79% dos entrevistados, as políticas da empresa são o que mais impacta suas decisões no que diz respeito a viagens corporativas; à frente de critérios como conveniência ou preço. Ou seja: quando conhecem as políticas de viagem da companhia, os funcionários tendem a segui-las. E é por isso que elas precisam ser elaboradas e comunicadas de maneira clara.

Uma medida simples – e essencial – é evitar jargões muito específicos e termos excessivamente técnicos ao explicar as políticas de viagem da organização: a linguagem utilizada deve ser  cotidiana, para facilitar a compreensão em vez de dificultá-la. Uma boa dica é tentar resumir os pontos mais importantes das políticas de viagem em algo entre 6 e 10 pontos-chave e organizá-los de uma maneira visualmente atrativa e acessível. Depois, comunique esses tópicos da forma que seja mais facilmente consumida pelo público interno da empresa. Os colaboradores estão acostumados a utilizar email? Chat? Algum sistema específico da companhia? Disponibilize a lista por esse meio.

Outra ideia a considerar é fornecer um treinamento específico para os funcionários – novamente, da maneira que for mais acessível ao time: online, por meio de vídeos, presencialmente, etc. Nesse treinamento, não foque apenas nas regras definidas pela organização, mas também nos motivos que levaram a empresa a elencar essas políticas especificamente: as equipes devem entender como, exatamente, as normas beneficiam tanto a companhia quanto os colaboradores.

Como informar os colaboradores sobre mudanças nas políticas?

Como qualquer política empresarial, as políticas de viagem devem ser revisadas periodicamente, de acordo com um cronograma previamente estabelecido. Sempre que mudanças forem necessárias, elas devem ser oficialmente atualizadas, e todos os funcionários da companhia devem ser avisados: mande um email de alerta (principalmente para que os colaboradores que estiverem viajando ou se organizando para viajar em breve já tenham ciência das novas diretrizes), e repita essa informação em todos os principais canais de comunicação dos times.

É importante, também, contar com um sistema de gestão de viagens que aplique as políticas automaticamente: dessa forma, os funcionários são guiados durante pesquisas e reservas, por exemplo, recebendo informações e aprovações conforme as solicitações feitas se encaixarem nas normas estabelecidas. Da mesma forma, quando as políticas forem atualizadas, os usuários do sistema serão imediatamente informados, e já terão suas próximas pesquisas e reservas orientadas pelas novas regras. Uma ferramenta especializada, automatizada e personalizada facilita e otimiza os processos, além de evitar o descumprimento das políticas. Não custa lembrar: essa ferramenta precisa ser acessível em todos os dispositivos, especialmente mobile, para atender aos colaboradores em qualquer hora e lugar – inclusive quando estiverem em viagem.

Como garantir que as políticas de viagem sejam cumpridas?

Todas as medidas listadas anteriormente ajudam a contribuir para o objetivo final de ter as políticas de viagens sendo cumpridas, é claro – desde garantir que todos os colaboradores entendam e tenham acesso fácil às regras até utilizar uma plataforma especializada que alerte ou negue automaticamente solicitações feitas em descumprimento das normas. Mas, de modo geral, é importante aplicar as políticas de viagem consistentemente, em todos os níveis da empresa: a aderência às normas é esperada de todos funcionários, e todos devem ser recompensados ou penalizados conforme o cumprimento ou descumprimento das políticas, sem exceções.

Também pode ser interessante contatar equipes ou trabalhadores que estejam prestes a viajar para relembrar as principais regras a serem respeitadas, e explicar como ou por qual meio esses viajantes podem esclarecer eventuais dúvidas antes de fazer solicitações ou reservas. Deixe sempre muito claro, também, quais são as consequências para o não-cumprimento das normas. E, se a empresa contar com uma plataforma especializada para gestão de viagens, tire proveito dos dados gerados pela ferramenta: acompanhe as despesas para entender exatamente o que está sendo cumprido ou não, por quem, com qual frequência, etc – e elabore planos de ação para corrigir o que for necessário.

Por fim, lembre-se de solicitar feedback constante dos colaboradores. Isso serve para todas as etapas do processo: verifique com frequência se todos sabem como acessar as políticas de viagem, se as normas são bem compreendidas, se fazem sentido para os funcionários, e como as pesquisas, solicitações e reservas podem ser facilitadas para todos. Sempre leve o feedback em conta na hora de fazer atualizações ou mudanças nas políticas e processos, com a meta de tornar a jornada o mais fácil e intuitivo possível para os colaboradores. As políticas de viagem, afinal, devem beneficiar os dois lados; pessoas e empresa – e, se as normas são simples, fazem sentido, e são facilitadas por uma plataforma intuitiva, é muito mais fácil garantir que elas sejam integralmente cumpridas.